מהו הסכם הערכה?

הסכם הערכה, הידוע גם בשם "הסכם פיילוט" או "הסכם ניסיון", הוא הסכם בין 2 צדדים או יותר, שבו הצדדים מסכימים לערוך ניסוי או בדיקה כדי לבחון מוצר או שירות מסוים (להלן "השירות" או "תוכנה"), מתוך כוונה של הצד הבוחן לראות האם הוא מעוניין להמשיך ולהשתמש בשירות (ולפעמים גם להשקיע בו כספים) בהנחה שתוצאות הניסוי יהיו מבטיחות. במהלך הניסוי, השימוש בשירות מוגבל בהיקף השימוש, הפונקציות ו/או מספר המשתמשים.

* כדי לשמור על פשטות, נניח (לצורך פוסט זה), כי ההערכה היא עבור שירות (לא מוצר), וכי השירות הוא תוכנה. לדוגמא: כמה חברות הקימו מיזם (סטארט-אפ) והמיזם מאפשר לאנשי מכירות להשיג יותר לידים באופן מהיר וקל יותר דרך חיפוש בלינקדין.

מדוע חברה או סטארט-אפ שיצרו תוכנה ירצו לקיים הסכם הערכה עם חברה אחרת (לקוח פוטנציאלי)?

ישנן שתי סיבות עיקריות:

1. מכירות/לקוחות ראשוניים: סטארט-אפים שמנסים למכור תוכנה שעדיין לא נמכרה ללקוחות מוכרים בשוק, מתקשים לעתים קרובות למכור ללקוחות חדשים משום שאלו נזהרים משימוש בתוכנה שלא נבדקה על-ידי אחרים. במצב זה, האפשרות לבצע ניסוי (פיילוט) או תקופת הערכה, שבמהלכה הלקוח הפוטנציאלי יכול לבדוק את התוכנה מהווה הזדמנות, שכן בהנחה שתקופת הניסיון תצליח, הלקוח הפוטנציאלי ירכוש את התוכנה ודבר זה יהווה פתח עבור המיזם למכור ללקוחות אחרים.
2. בדיקת השירות ב'מים הרדודים': סטארט-אפים רבים צריכים לבדוק את התוכנה שלהם בסביבה אמיתית, ולא רק בסביבה המבוקרת שלהם. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת, היא על ידי ביצוע תקופת הערכה מוגבלת עם לקוחות פוטנציאליים בשוק היעד שלהם, כך הם גם זוכים לראות שהשירות עובד, וגם לא נפגעים יותר מדי במקרה שהיו בעיות עם התוכנה (דבר שחברות שמשתתפות בניסוי מבינות כאשר מדובר במיזם חדש יחסית). כדי למזער נזקים, התוכנה נבדקת בדרך כלל בהיקף מוגבל בהתחלה, כדי למזער את הסיכון לנזקים פוטנציאליים לעסק של הלקוח הפוטנציאלי.

אוקיי, אני מבין למה שסטארט-אפים ירצו לקיים תקופת הערכה, אבל למה שחברה תהיה מעוניינת להפעיל פיילוט עם סטארט-אפ?

גם פה יש שתי סיבות עיקריות:

1. צורך בפתרון חדשני מבלי להתחייב: לא מעט חברות גדולות זקוקות לפתרונות חדשים לבעיות או לאתגרים שיש להם, ולא תמיד פתרונות אלו קיימים אצל חברות גדולות אחרות, אלא רק אצל מיזמים חדשים. במקרה זה, כדי שהחברה תוכל לבדוק את התוכנה מבלי לרכוש אותה, היא יכולה במקום זאת לערוך פיילוט קצר, ובעזרתו לבחון את השירות עוד לפני שהיא מתחייבת לתקופה ארוכה יותר.
2. חדשנות: חברות גדולות ומבוססות תמיד מנסות להישאר 'צעירות' ומעודכנות על-ידי חשיפה לפתרונות טכנולוגיים חדישים ודרך טובה לעשות זאת היא להיחשף לסטארטאפים חדשים. בנוסף, לעיתים השירותים שמציעים אותם סטארט-אפים יכולים להעניק לחברות פתרונות לאתגרים שהן חובות ושהן בעצמן לא מצליחות לפתח או שאין להן רצון/זמן לפתח כי יותר קל פשוט להשתמש בשירות של המיזם. לפעמים, החברה הגדולה אף עשויה לרכוש את החברה הקטנה. אבל לפני שהן עושות זאת, וכדי להיות בטוחות שהטכנולוגיה עובדת ועושה את מה שהחברה צריכה, החברות הגדולות לרוב יבצעו ניסוי / תקופת הערכה (רק אחרי חתימה על הסכם הערכה כמובן…).

למה אני צריך הסכם הערכה?

רבים מהלקוחות שלי שואלים אותי למה הם לא יכולים פשוט לסיים את העסקה בלחיצת יד, והאמת היא שגם אני מתגעגע לתקופה שאנשים עמדו במילה שלהם ולחיצת יד הספיקה. אך הזמנים השתנו, וכיום אנשים ממהרים לתבוע על כל דבר. לכן, אם אין הסכמות ברורות וכתובות, הסיכון המשפטי גובר משמעותית.

תארו לעצמכם שהתוכנה שלכם מוחקת בטעות מידע רב וחשוב ממסד הנתונים של הלקוח הפוטנציאלי שלכם שאיתו אתם עושים את הפיילוט, או שהיא מאפשרת להאקרים לחדור ולפגוע בלקוח. או שאולי התוכנה 'סתם' גורמת לאתר של הלקוח שלך לקרוס לכמה שעות – מה שגורם לנזקים כספיים משמעותיים. מצבים אלו יכולים להתרחש, לכן, על מנת להגן על עצמכם ועל החברה, עליכם לחתום על הסכם הערכה. ההסכם מתייחס למספר רב של נושאים (ראו פירוט בהמשך) ומעניק לכם הגנה רחבה (כולל מניעה של גניבת הקניין הרוחני (הרעיון או השיטה או הקוד). גניבה של קניין רוחני אומנם נדיר יחסית, אבל זה קורה מדי פעם (צפו בטריילר לסרט – מבוסס על סיפור אמיתי)

 

עקרונית, יש שני סוגים של הסכמי הערכה:

1. הסכם הערכה קצר שמתייחס לתקופת הניסוי ולהיבטים שקשורים לתקופה זו בלבד. הסכם זה אינו מתייחס לשימוש או לרכישה של התוכנה לאחר שתקופת הניסוי מסתיים ("הסכם הערכה קצר").
2. הסכם הערכה ארוך, שכולל התייחסות לתקופת הניסוי + התייחסות לתנאים הקשורים בהמשך השימוש. כלומר, ההסכם מניח שהניסוי יהיה מוצלח (לפחות לפי מבחני סף שקובעים הצדדים) וכבר קובע באילו תנאים הלקוח יוכל להמשיך ולהשתמש בתוכנה או בשירות ("הסכם הערכה ארוך").

במקרה של הסכם ההערכה הקצר, לאחר השלמת הניסוי, או שהלקוח הפוטנציאלי מודיע שהוא לא מעוניין להשתמש במוצר/שירות שלכם, או שהוא מעדכן שהוא כן מעוניין, ואז הצדדים מנהלים משא ומתן לגבי התנאים להמשך השימוש במוצר או בשירות. לעומת זאת, בהסכם ההערכה הארוך, כל התנאים שנוגעים לאופן המשך השימוש בתוכנה/שירות, כגון גובה התשלום, מספר משתמשים וכדומה, כבר כתובים בהסכם וכבר נעשה משא ומתן ביחס לסעיפים אלו. לכן, אם הלקוח הפוטנציאלי מעוניין להמשיך, אין צורך לשוב ולעשות משא ומתן כי הכל כבר סוכם.

איזה סוג הסכם מועדף?

לכל סוג הסכם יתרונות וחסרונות והתשובה תלויה במספר דברים.
מאחר שבהסכם ההערכה הקצר יש פחות נושאים לעשות עליהם משא ומתן, ההסכם הקצר חוסך זמן (על המו"מ) וכסף (על עורכי דין). מו"מ קצר תופס מקום חשוב כאשר (1) אחד הצדדים, או שניהם, משלמים הוצאות משפטיות גבוהות, כאשר (2) הצדדים ממהר להתחיל, או (3) כאשר ללקוח הפוטנציאלי (החברה המעוניינת לנסות את התוכנה) אין הרבה 'סבלנות' למשא ומתן ארוך – דבר שעשוי להוביל לאובדן העסקה.
לעומת זאת, החיסרון בהתחלה עם הסכם הערכה קצר הוא שבסוף תקופת ההערכה (תקופת פיילוט) הצדדים יצטרכו לפתוח במשא ומתן חדש כדי לקבוע את הצדדים להמשך השימוש בשירות – מה ששוב יגזול זמן וכסף.

היתרון של הסכם ההערכה הארוך הוא שהוא אומנם מעריך את המו"מ בהתחלה, אבל חוסך את הצורך במשא ומתן חוזר בסוף התהליך. החיסרון של ההסכם הארוך הוא שהמו"מ הממושך עלול להוביל למתח. בנוסף, ייתכן שתצטרכו בכל מקרה לתקן את ההסכם לאחר הניסוי (שזה אומר יותר עלויות) כי בזמן החתימה על ההסכם (לפני תחילת הניסוי, לא ידעתם או לא הייתם מודעים לכל הנתונים והסוגיות הרלוונטיות לתוכנה שלכם.

אז איזה הסכם עדיף? הסכם פיילוט קצר או הסכם פיילוט ארוך? 

התשובה תלויה במצב הספציפי שלכם. אם אתם יודעים שהולך להיות קשה 'להיכנס בדלת' עם לקוח פוטנציאלי, ואתם בטוחים שהתוצאות של הניסוי יהיו טובות, אז עדיף להשתמש בהסכם ההערכה הקצר רק כדי שהעסקה לא תתקע במחלקה המשפטית של הלקוח. לעומת זאת, אם אתם מתמודדים עם לקוח פוטנציאלי שהוא גמיש יותר (או שעורכי הדין שלו גמישים יותר), מומלץ להשתמש בהסכם ההערכה הארוך, ולסיים את המשא ומתן בסבב אחד. שיקול נוסף שרצוי לקחת בחשבון, הוא שאם תוצאות הניסוי יהיו טובות, אז יש עדיפות להסכם הקצר, כי עכשיו (כתוצאה מהתוצאות הטובות), יש לכם עמדת כוח במשא ומתן ותוכלו לבקש מחיר או תנאים טובים יותר מאשר הייתם יכולים להשיג לפני שהיו את התוצאות ולפני שהלקוח הפוטנציאלי ראה כמה השירות שלכם בעל ערך.

מהם ההיבטים החשובים ביותר שהסכם ההערכה חייב לכסות (הנוסח ללא החלק של המשך השימוש):

*** הבהרה: למרות שאלו הנושאים העיקריים, אין זה מספיק להתייחס רק לנושאים אלו. חשוב להיעזר בעו"ד שעוסק בתחום. כמו שאומרים: The Devil is in the details.

1. מטרת ביצוע הניסוי/ההערכה:  חשוב שתגדירו בצורה ברורה מהי מטרת ההערכה. איזה שירות או מוצר מוצע, ומה השירות אמור לעשות/להשיג.
2. בעלות בקניין הרוחני ("IP"): זהו אחד הנושאים החשובים ביותר. ההגדרה המילונית היא יצירה או המצאה שהיא תוצאה של יצירתיות, כגון כתב יד או עיצוב, שיש לאדם זכויות עליהם, ואשר ניתן להגיש בקשה לפטנט, זכויות יוצרים, סימן מסחרי וכו '. לדוגמה: החברה או האדם שיצרו את השירות או המוצר הם בדרך כלל הבעלים של היצירה שהם יצרו אותם. בהקשר זה, חשוב מאוד שהסכם ההערכה יתייחס לנושאים הבאים: (א) יגדיר מה נכלל תחת ההגדרה של "קניין רוחני"; (ב) שהגדרה זו תהיה רחבה ככל האפשר; (ג) שייאמר בבירור שלכל צד יש את הקניין הרוחני שלו (כלומר שהמיזם הינו הבעלים של השירות/המוצר), ו-(ד) שלצד השני אין זכויות (ולא יהיו לו זכויות בקניין הרוחני של הצד השני. בהקשר זה, חשוב שגם דברים כמו משוב (שניתן על-ידי הלקוח), תוצאות של תהליכים, וכל נתון אחר הנובע מההערכה, יועבר לסטארט-אפ ושמידע זה יוגדר כקניין הרוחני של הסטארט-אפ. הסיבה העיקרית לסעיף זה היא להגן על הקניין הרוחני של כל צד, ולמנוע מהצד השני להשתמש שלא כדין בקניין הרוחני של הצד האחר ללא רשותו. לדוגמה, הסטארט-אפ שמציע את התוכנה לא ירצה לגלות שנה לאחר ביצוע הניסוי שהלקוח הפוטנציאלי 'במקרה' יצר את אותה תוכנה בדיוק בעזרת קוד זהה/דומה. נושא חשוב נוסף הינו הגדרת הבעלות בשיפורים שייעשו בשירות/מוצר כתוצאה מהניסוי. על ההסכם להגדיר מי יהיה הבעלים בזכויות בשיפורים שבוצעו במוצר או בשירות כתוצאה מהניסוי שנעשה. לדוגמה, אם הלקוח הפוטנציאלי סיפק מידע שהוביל לשיפורים בתוכנה, אז לרוב השיפורים בתוכנה יהיו של הסטארט-אפ ולא של החברה.

3. החזרת IP ומידע סודי: בתהליכי הערכה רבים, קניין רוחני ומידע סודי (למשל קבצים, קוד, עיצובים וכו ') מועבר מצד לצד. חשוב שהסכם ההערכה יציין במפורש שלאחר הניסוי, שני הצדדים יחזירו את הקניין רוחני, וישמידו את כל המידע הסודי.
4. תקופת ההערכה: כאשר ההערכה מתחילה, וכאשר היא מסתיימת.
5. הוצאות: אם יש הוצאות שהתרחשו עקב ההערכה או במהלכה, חשוב להגדיר מי משלם אותן, איך (מזומן, העברה בנקאית?) ומתי (לפני או אחרי שתקופת ההערכה מסתיימת)? זה עשוי לכלול הוצאות ביצוע, שרתים, הובלה, יועצים ועובדים, רישיונות וכו'.
6. הערכה וסקירה של תהליך ההערכה: מי מעריך את תוצאות תהליך ההערכה? מתי זה נעשה – במהלך או רק אחרי? האם הערכת התוצאות מפוקחת או לא מפוקחת? הגשת דוחות?
7. כתבי ויתור והגבלת אחריות: במהלך ההערכה, החברה המציעה את השירות או המוצר (הסטארט-אפ) עלולה לגרום נזקים ללקוח במקרה שמשהו משתבש. לכן, חשוב שהסכם ההערכה יכלול סעיף שמכסה אתכם מהצורך לשלם עבור נזקים כאלו. לכל הפחות, תדאגו להגביל את הנזקים לפיצוי בסכום מוסכם מראש. אם אתם החברה שמשתמשת בשירותים או במוצרים, עדיף לציין אילו נזקים סבירים, אילו לא, ומה יהיה הפיצוי המוסכם.

האם אוכל לנסח את הסכם ההערכה בעצמי?

כיום, ובמיוחד עם יציאת Chat GPT, אדם אינטלגנטי יכול לכתוב בעצמו הסכם הערכה בסיסי. אבל השאלה החשובה יותר היא האם כדאי לכם? והתשובה היא "לא". למה לא? ראשית, כי גם אתם, וגם תוכנות כמו Chat GPT לא ידעו את הדקויות החשובות שנובעות מהשירות הספציפי שלכם. זה משהו שרק עורך דין עם מספיק ניסיון (משפטי ועסקי) יוכל לעשות ואלו בדיוק המקומות שאנשים יכולים ליפול בהם. כך למשל, היה פעם לקוח שלא כלל את 'המשוב' כחלק מהקניין הרוחני שאמור לעבור לסטארט-אפ. לאחר מכן הסתבר שהמידע מהמשוב היה מהותי, מה שגרם לוויכוחים בין הצדדים. בנוסף, האם שווה לכם הסיכון שאם משהו ישתבש ותגיעו לבית-משפט (שם מנתחים את החוזה לעומק) תגלו שפספסתם משהו?

אל תהסס לפנות אלינו. בהצלחה עם המוצר או השירות שלכם.